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BELLEVUE Best Property Agent – einiger von Wenigen in Deutschland
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Sehr verehrte Interessentin, sehr geehrter Interessent,
Der Bereich der professionellen Hausverwaltung nimmt heute neben der gesicherten Vermietung einen hohen Stellenwert bei Hausbesitzern und Wohnungs-
baugesellschaften ein.
Die Abwicklung gliedert sich in für den Eigentümer sichtbare und nicht sichtbare Bereiche. Vorwiegende Aufgaben, die ein Hausverwalter wahrnimmt sind in Stichworten zum Beispiel:
Wirtschaftsplan – Hausgeldabrechnung – Eigentümerversammlung – Rundschreiben – Aushänge – Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage – Individuelle Leistungen wie Beratung/ Information, Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen
Einen etwas tieferen Einblick in die Verwalterleistung erhalten die Verwaltungsbeiräte:
Veranlassen von Instandhaltungs- und Instand-
setzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechungskontrolle) – Belegprüfung – Vorbereitung de Eigentümerversammlungen – Ortstermine – Beiratsgespräche – Korrespondenz und Verträge – Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung –
Die administrativen und organisatorischen Vorgänge nehmen jedoch den weitaus größeren zeitlichen Rahm ein:
Kaufmännische Leistungen: Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge – Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen – Bearbeiten von Lastschriftbuchungen – Überwachen von Zahlungseingängen – Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand – Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten – Rechnungskontrolle – Anweisen und Veranlassen von Zahlungen – Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung – Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen – Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft – Errechen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen – Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen – Veranlassen von Heizkostenabrechnungen – Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Strom-/Gasverbrauch) – Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommenssteuer-/ Umsatzsteuergesetz, Abgabeverordnung, Grundsteuergesetz etc –
Technische Leistungen: Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln – Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungs-
ansprüchen) – Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister – Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne) – Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherverwaltung) – Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung Feuerlöscher etc.) – Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung – Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnen – Beauftragen von Sachverständigen – Kennen und Beachten von z.B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Bausatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich der Durchführungsbestimmungen –
Verwaltungsleistungen: Korrespondenz mit Eigentümern – Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten – Bearbeiten von Beschwerden. Verstößen gegen die Hausordnung – Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft – Beraten von Eigentümern, Hausmeistern – Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen etc.) – Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung – Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versenden an alle Eigentümer – Mitwirkung bei
Beschlussanfechtungen, Hausgeld – Erteilen von Genehmigungen, (Tel., Veräußerungen, Vermietungen, gewerbl. Nutzung) – Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister).
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